Ab dem 15. Januar 2025 wird die „ePA für alle“ eingeführt – eine umfassende Neuerung, die alle Zahnarztpraxen betrifft. Dieses Update der elektronischen Patientenakte (ePA) soll den Praxisalltag vereinfachen, die Effizienz steigern und die Vernetzung im Gesundheitswesen verbessern. Wenn du bisher wenig mit der ePA zu tun hattest, bist du nicht allein. Denn die alte Version der ePA war alles andere als erfolgreich. Doch mit der neuen ePA für alle ergeben sich Chancen, die du als PraxisinhaberIn frühzeitig nutzen solltest.
Die bisherige ePA – Warum hat sie nicht funktioniert? Die alte ePA wurde 2021 eingeführt, doch nur ein Bruchteil der PatientInnen nutzte sie. Das lag vor allem daran, dass die ePA aktiv bei der Krankenkasse beantragt werden musste, was viele als umständlich empfanden. Für Zahnarztpraxen bedeutete das: Viel Bürokratie, aber wenig praktische Anwendung im Praxisalltag. Viele Praxen standen vor der Herausforderung, einen neuen Prozess in den Alltag zu integrieren, ohne einen spürbaren Nutzen zu erkennen.
Die bisherige ePA brachte kaum Erleichterung im Praxisbetrieb, weil zu wenige PatientInnen sie nutzten und der Aufwand oft den Nutzen überstieg.
Was ändert sich mit der neuen „ePA für alle“?
Mit der neuen ePA für alle wird sich ab Januar 2025 vieles ändern – und diesmal zum Vorteil der Zahnarztpraxen. Das Wichtigste: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, sofern sie nicht aktiv widersprechen (Opt-out-Verfahren). Das bedeutet, dass fast jeder Patientin in deiner Praxis eine elektronische Patientenakte haben wird.
Was bedeutet das für deinen Praxisalltag?
✅ Einfacher Zugriff auf Patientendaten: Zahnarztpraxen können über ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) direkt auf die ePA zugreifen. Dies geschieht entweder durch das Einstecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder über eine App der Krankenkasse.
✅ Effizientere Behandlung: Du erhältst schnellen Zugriff auf relevante Gesundheitsdaten wie Befunde, Diagnosen und Therapiepläne. So kannst du Behandlungen besser auf Vorerkrankungen abstimmen und vermeidest doppelte Untersuchungen.
✅ Verbesserte Dokumentation: Daten wie das digitale Zahnbonusheft oder der elektronische Medikationsplan können strukturiert eingesehen und aktualisiert werden.
Vergleich: Alte vs. neue ePA
Abrechnungsziffern für die ePA – Ein Überblick
Mit der Einführung der ePA für alle kommen auch abrechenbare Leistungen hinzu, die du als Zahnarztpraxis für die Befüllung und Aktualisierung der ePA nutzen kannst.
Hier ein Überblick:
1️⃣ ePA1 – Erstbefüllung der elektronischen Patientenakte
Die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung zahnmedizinischer Informationen oder Angaben zum Bonusheft aus der aktuellen Behandlung des Versicherten. Dabei muss geprüft werden, ob therapeutische Gründe oder Rechte Dritter einer Übermittlung entgegenstehen. Ebenso wird die Einwilligung des Patienten eingeholt.
Abrechenbarkeit: Nur einmal je Versicherten und ePA. Kann nicht zusammen mit ePA2 abgerechnet werden.
2️⃣ ePA2 – Aktualisierung der elektronischen Patientenakte
Aktualisierung zahnmedizinischer Daten und Informationen aus der aktuellen Behandlung. Auch hier wird geprüft, ob Daten übermittelt werden dürfen, und die Einwilligung des Patienten wird eingeholt.
Abrechenbarkeit: Höchstens einmal pro Sitzung. Nicht zusammen mit ePA1 abrechenbar.
3️⃣ eMP – Elektronischer Medikationsplan
Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans in Verbindung mit der Verordnung apothekenpflichtiger Arzneimittel. Die Einwilligung des Patienten wird eingeholt.
Abrechenbarkeit: Einmal pro Sitzung. Nicht mit NFD (Notfalldatensatz) kombinierbar, wenn derselbe Sachverhalt betroffen ist.
4️⃣ NFD – Elektronischer Notfalldatensatz
Aktualisierung des elektronischen Notfalldatensatzes. Die Einwilligung des Patienten wird ebenfalls eingeholt.
Abrechenbarkeit: Einmal pro Sitzung. Nicht zusammen mit eMP abrechenbar, wenn der Medikationsplan betroffen ist.
Datenschutz und Sicherheit – Modernste Standards für die ePA
Die Sicherheit der ePA hat oberste Priorität. Alle Daten in der elektronischen Patientenakte werden vollständig verschlüsselt, sodass niemand – nicht einmal die Krankenkassen – Zugriff auf die Inhalte hat. Nur der Patient und zugriffsberechtigte Heilberufler können auf die Daten zugreifen.
Wichtige Sicherheitsmaßnahmen:
👉 Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und können nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
👉 Patientenkontrolle Versicherte können jederzeit über eine App sehen, wer auf ihre Daten zugegriffen hat und diese Zugriffsrechte verwalten.
👉 Schutz vor Manipulation Die Sicherheitsarchitektur verhindert, dass unautorisierte oder schädliche Daten in die ePA gelangen. Diese strengen Sicherheitsvorkehrungen garantieren, dass sensible Gesundheitsdaten geschützt sind und nur für die berechtigten Personen zugänglich bleiben.
Fazit – Bereite deine Praxis jetzt auf die ePA für alle vor
Die Einführung der ePA für alle ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und effizienteres Arbeiten in der Zahnarztpraxis. Es wird erwartet, dass bis Ende 2025 rund 80 % der Versicherten die ePA aktiv nutzen werden. Das bedeutet für dich: Die ePA wird Teil deines Praxisalltags. Mit der richtigen Vorbereitung und Nutzung der Abrechnungsziffern kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch zusätzlichen Umsatz generieren.
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